Offentlige anskaffelser

Offentlig sektor kjøper inn varer og tjenester for nesten 400 milliarder kroner årlig. KS Bedrift tilbyr medlemsbedriftene rådgivning innenfor offentlige anskaffelser.

Å gjøre anskaffelser

Anskaffelsesprosesser er noe alle virksomheter må gjøre når det oppstår et behov som skal dekkes ved kjøp fra eksterne leverandører. Virksomheter i offentlig sektor må følge til enhver tid gjeldende lover og regler som regulerer offentlige anskaffelser. 

Regelverket kan for mange oppleves som vanskelig å navigere i, men loven og tilhørende forskrifter har som formål å bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk og sikre at det offentlige opptrer med stor integritet.

Men innkjøp er mer enn regler…

Gode innkjøp oppnås ikke bare ved å følge regelverket, men krever både innkjøpsfaglig kompetanse, planlegging og ikke minst tverrfaglig samarbeid for å lykkes.

Effektiv bruk av tilgjengelige midler avhenger av at innkjøperen ivaretar og balanserer de tekniske, kommersielle, logistiske og administrative hensyn rundt anskaffelser.

Dette omfatter blant annet oppgaver som behovsdefinering og verifisering, planlegging, kunngjøring, konkurransegjennomføring, evaluering, tildeling, kontraktsinngåelse, leveranse, kontraktsoppfølging, forvaltning og avvikling.

Det finnes god veiledning

Direktoratet for forvaltning og IKT har utarbeidet egne fagsider om offentlige anskaffelser: www.anskaffelser.no. Her finner du blant annet «Anskaffelsesprosessen steg for steg». Dette er Difis standardiserte prosessmodell for gjennomføring av en anskaffelse fra start til slutt. Det ligger også en rekke veileder maler tilknyttet de ulike aktivitetene i prosessen.

Anskaffelsesprosessen er bygget opp i faser som gjør det enkelt å navigere i dersom man har behov for veiledning underveis i gjennomføringen av en anskaffelse. Her ser du en visualisering.

Første fase: Avklare behovet og forberede konkurransen

Det er tidlig i prosessen du har størst mulighet til å påvirke anskaffelsen. Vurdering av behov og forankring hos ledelsen er suksessfaktorer for økt verdiskapning og effektiv ressursbruk i arbeidet med en anskaffelse.

Aktivitetene i første fase er å vurdere behovet, utarbeide en strategi for hvordan konkurranse best kan gjennomføres og forberedelse av selve konkurransen. I denne fasen tas mange beslutninger som påvirker videre gjennomføring av konkurransen.

Ønsker du å gjennomføre en offentlig anskaffelse med forhandlinger? Her finner du en egen veileder som gir en oversikt over når det er tillatt å forhandle og hvilke prosedyrer som gjelder: Gjennomføring av forhandlinger – praktisk veileder.

Anskaffelser stiller strenge krav til dokumentering og etterprøvbarhet. Her kan du lese mer: Gode dokumentasjonsrutiner er svært viktig

Her kan du lese en kort introduksjon til anskaffelser

Andre Fase: Gjennomføre konkurransen

Konkurransegjennomføringen starter med den formelle henvendelsen til markedet, vanligvis gjennom en kunngjøring på Doffin. Formålet er å inngå en eller flere kontrakter som skal bidra til å nå mål og resultater som er nedfelt i konkurransegrunnlaget.

Etter kunngjøring av konkurransen skal oppdragsgiver velge tilbud og inngå avtale. Denne fasen inkluderer aktivitetene å motta tilbud, vurdere kvalifikasjoner, evaluere tilbud, meddele tildeling av kontrakt, kunngjøre tildeling av kontrakt og evaluere konkurransen.

Her finner du maler for konkurransegrunnlag og aktuelle kontrakter

Tredje fase: Følge opp kontrakten

Etter at en kontrakt er inngått skal avtalen implementeres og følges opp for å sikre at leveransen er i henhold til de vilkår som er avtalt, samt at kontrakten skal operasjonaliseres ved at kontaktens vilkår innarbeides i virksomhetens rutiner og prosedyrer.

Sidekart ksbedrift.no
+47 24 13 26 00