Revisor finner perm
Ny arkivlov vil trolig gi arkivplikt til svært mange kommunalt eide bedrifter.
Ny arkivlov på høring:

Mange selskap og samvirkeforetak kan få nye dokumentasjonskrav

Havn | Avfall | Andre bransjer

Alle IKS og mange kommunalt eide selskaper omfattes av forslaget til ny arkivlov. KS Bedrift ønsker innspill om hvilke følger dette kan få for våre medlemmer.

Dagens arkivlov gjelder staten, fylkeskommuner og kommuner. Arkivreglene skal bidra til at viktig dokumentasjon om forvaltningen, samfunnet og enkeltpersoner tas vare på og kan gjøres tilgjengelig for ettertiden.

Arkivloven i dag gjelder ikke interkommunale selskaper (IKS) og andre kommunalt eide selskaper, men dette vil nå trolig endres.

I denne artikkelen går vi inn på sentrale elementer i lovforslaget, og spør om hvilke konsekvenser det kan få for kommunalt eide bedrifter.

KS Bedrift ber om innspill og synspunkter fra medlemsbedriftene på hvilke konsekvenser lovforslaget vil få, innen 15. november.

Fra kalveskinn til datasjø

Det er lagt frem forslag til ny arkivlov (NOU 2019:9) som nå er sendt på høring med høringsfrist 2. desember.

Mye har endret seg siden forrige arkivlov ble vedtatt i 1992: Digitalisering av samfunnet og forvaltningen, innføring elektronisk saksbehandling, andre og nye kommunikasjonsformer, mer omfattende personvern – GDPR, flere individuelle rettigheter i lovverket og større grad av utsetting av offentlige oppgaver til selskaper og private.

Videre bør de tre sektorovergripende lovene offentleglova, forvaltningsloven og arkivloven henge godt sammen og være koordinerte. Samlet har dette medført behov for å endre arkivreglene slik at de blir mer oppdaterte til dagens behov og virkelighet. 

Begrepet dokumentasjon står sentralt i den nye loven, fordi det sier noe om omfanget av hva som skal arkiveres. Dokumentasjon defineres slik:

«Informasjon som løpende bekrefter hvordan en virksomhet, organisasjon eller person har handlet, utøvd myndighet eller utført tjenester og andre oppgaver. Dette omfatter blant annet prosesser, beslutninger, handlinger med rettslige virkninger, samt vesentlige hendelser og forhold.»

Arkivloven skal gjelde flere enn i dag

Utvalget foreslår at lovens virkeområde skal utvides. Arkivloven får sammenfallende virkeområde som offentleglova. Det vil si at alle virksomheter som omfattes av offentleglova, får arkivplikt og må følge arkivloven.

Loven skal gjelde «selvstendige virksomheter hvor det offentlige direkte eller indirekte har en samlet eierandel på mer enn 50 prosent, eller hvor det offentlige direkte eller indirekte har rett til å velge flere enn halvparten av medlemmene i det øverste organet i virksomheten».

Alle interkommunale selskaper etter IKS-loven, og svært mange andre kommunalt hel- eller deleide selskaper organisert som AS og SA, vil dermed omfattes av arkivreglene.

Arkivreglene og GDPR

Den nye arkivloven har egne bestemmelser om forholdet til personvernreglene og GDPR. Det er særlig to forhold å være oppmerksom på:

  • Arkivformål vil i seg selv være et lovlig formål og behandlingsgrunnlag for personopplysninger. Bedriftene kan dermed bevare/arkivere personopplysninger for «arkivformål i allmennhetens interesse», uten samtykke.
  • Arkivloven går foran personopplysningsreglene og GDPR mht. sletting. Personopplysninger kan dermed bevares og arkiveres for ettertiden, selv om formålet med å innhente og behandle dem ikke lenger er tilstede.

Konsekvenser for kommunalt eide bedrifter

Lovforslaget vil medføre at svært mange kommunalt eide bedrifter får arkivplikt og må følge arkivloven med forskrifter. Flere av pliktene er videreføring av gjeldende rett, og innebærer ikke noe materielt nytt. Det introduseres likevel mange konkrete regler om hva som skal dokumenteres og bevares (lovens kapittel II).

Det kan være et krevende regelverk å sette seg inn i og ikke minst anvende. Spørsmålet er hvor store konsekvensene av arkivplikten blir.

For bedrifter som er omfattet av offentleglova i dag og dermed har journalføringsplikt etter offentleglova § 10, og/eller som allerede bruker saksbehandlingssystemer som sikrer lagring av virksomhetsrelatert dokumentasjon, trenger det ikke bety så store forskjeller i praksis.

Overordnet vil blant annet følgende gjelde for alle virksomheter som omfattes av arkivloven:

  • Alle må ha og bruke et godkjent arkivsystem (NOARK-standard)
  • Bedriften må ha IT-systemer og programvare som understøtter dokumentasjonspliktene i lov og forskrift
  • Plikt til å ha og vedlikeholde en overordnet dokumentasjonsstrategi for virksomheten, som skal vedtas av øverste organ (representantskapet/generalforsamling) minst én gang i hver valgperiode
  • Plikt til å dokumentere avgjørelser som er tatt under utøvelse av offentlig myndighet
  • Sørge for (automatisert) fangst av all virksomhetsrelatert e-post slik at denne kan bevares og arkiveres
  • Ansatte som behandler dokumentasjon må ha godt kunnskap om arkivloven m/forskrifter og arkivsystemet i virksomheten
  • Sørge for riktig arkivering av all dokumentasjon som er arkivpliktig, og vedlikehold av arkiver

KS Bedrift vil gjerne ha synspunkter

KS Bedrift spilte inn til lovutvalget at kommunalt eide bedrifter er ulike mht. både størrelse, oppgaver og aktivitet. Se våre innspill i NOU 2019:9 punkt 8.3.1.

Ny arkivlov kan medføre økonomiske og administrative konsekvenser for bedriftene i form av investeringer i systemer og behov for kompetanse. Det kan bli krevende særlig for de mindre bedriftene å administrere og forvalte nok et offentligrettslig regelverk. 

På den andre siden utfører de fleste bedriftene oppgaver av samfunnsmessig betydning som det er viktig at man har dokumentasjon om. Det er heller ikke rimelig at man skal kunne «organisere seg» bort fra arkivplikt ved å velge et IKS fremfor å la oppgavene være i kommunene (som allerede må følge arkivloven).

Organiseringen av offentlig virksomhet bør slik sett ikke ha noe å si for hva som skal dokumenteres og bevares for ettertiden, det er oppgavene og virksomhetens innhold som er det sentrale. Utvalget uttaler ellers at det er «mulig for både mindre og større virksomheter å etterleve lovutkastet med en rimelig ressursinnsats», se deres begrunnelse i NOU 2019:9 punkt 8.3.8.

KS Bedrift skal avgi høringsuttalelse i saken og høringsfristen til Kulturdepartementet er 2. desember 2019.

På den bakgrunn vil vi gjerne ha innspill fra dere innen 15. november.

Vi ønsker særlig synspunkter på forslaget om at arkivloven/arkivplikten skal gjelde alle som er underlagt offentleglova og allerede har journalføringsplikt, og vurderinger av hvilke konsekvenser lovforslaget vil kunne få administrativt og økonomisk for deres virksomhet.

Ta ellers kontakt med Elen Gimnæs for mer informasjon.